Coûts

Comprendre les objectifs du projet

Les différents scénarios de plaidoyer par téléphone mobile correspondent à des besoins budgétaires différents.

Quelques questions fondamentales se posent concernant votre budget, notamment :

• Quelle sera la durée du projet ?
• Combien de personnes ce projet cible-t-il ?
• Ce projet sera-t-il principalement géré en interne ou en externe ? 

Tâchez de déterminer les possibilités de reproduction ou d’extension à plus grande échelle  de ce projet, notamment si les coûts de démarrage sont très élevés ou si le projet doit devenir financièrement autosuffisant. Par exemple, il peut se révéler beaucoup moins coûteux pour votre organisation de mettre en place un projet de SMS si vous avez initialement investi dans l’installation d’une plate-forme SMS.

Parmi les dépenses à prendre en compte, citons les coûts de démarrage, les coûts technologiques et les coûts de fonctionnement et de maintenance.

Coûts de démarrage

Le démarrage d’un projet de plaidoyer par téléphone mobile comporte plusieurs phases, qui peuvent inclure :

• La planification (y compris l’établissement d’un budget)
• Des études de marché ou de faisabilité
• La coordination du projet (comme la gestion de l’équipe et des prestations de services externes)
• La préparation de la plate-forme technique (installation des ordinateurs, des serveurs etc.)
• L’élaboration des contenus ou des messages (pour les messages SMS, le marketing et un éventuel site Internet pour la publication des statistiques ou d’autres informations au cours du projet)
• Le recueil des numéros de téléphone pour établir une base de données.

Toutes ces étapes engendrent des dépenses en termes de ressources humaines puisque des  membres du personnel de votre organisation vont  devoir y consacrer du temps. Vous pouvez également décider d’engager un consultant extérieur pour effectuer ce travail et vous conseiller dans la prise de décisions.

Afin de pouvoir estimer ces coûts, il est nécessaire d’établir un plan d’exécution détaillé du projet et un calendrier de travail comprenant : la durée approximative de chaque phase, des informations précisant le rôle des participants et leurs responsabilités ainsi que des devis des éventuels prestataires de services.

Quelle que soit la nature du projet que vous souhaitez entreprendre et de sa prise en charge par les membres de votre personnel ou par un consultant extérieur, vous devrez probablement recourir à des logiciels, du matériel et des services technologiques avant ou durant l‘exécution de votre campagne d’actions afin de prendre en charge :

• L’élaboration des contenus (du type documents marketing ou site Internet)
• L’envoi et la réception de messages
• La gestion de la campagne (contenu des messages, calendrier d’action, numéros de téléphone mobiles, etc.)
• L’enregistrement et l’envoi de contenus du type SMS, photos, messages audio ou vidéo
• Le traitement, la protection ou la gestion des contenus collectés dans le cadre de votre action
• L’intégration des informations générées par le projet au sein des systèmes d’information existants tels que les bases de données relatives aux membres de votre organisation. 

Coûts technologiques

Vous trouverez ci-dessous une liste d’éléments liés à la technologie que vous devrez peut-être inclure dans votre budget, en fonction du scénario choisi pour votre campagne et du niveau des services externes que vous utiliserez. Parmi les exemples d’éléments à prendre en compte, citons :

• La conception, la localisation (modification d’une plate-forme afin de l’adapter aux particularités locales telles que la langue) ou la configuration d’une plate-forme technologique (en interne ou en externe). 
• Les frais de démarrage et de licences pour devenir prestataire d’une application de messagerie payante.
• Des ordinateur(s) et des logiciels pour l’élaboration des contenus, la gestion de la mise en œuvre de la campagne, le traitement et le stockage des informations collectées, ainsi que des logiciels pour protéger les ordinateurs et les téléphones des virus et autres menaces.
• Un modem GSM ou un(des) téléphone(s) mobile(s) pour l’envoi et la réception de messages à partir du programme de messagerie (des câbles supplémentaires ou d’autres équipements tels qu’une clé Bluetooth permettant de connecter votre matériel à un ordinateur peuvent également être nécessaires).
• Un(des) téléphone(s) et d’autres appareils (tels que des appareils photos numériques) afin d’enregistrer des informations et de vérifier le bon fonctionnement du système.
• Les frais de démarrage ou le coût des cartes SIM prépayées afin d’accéder aux services d’un ou plusieurs opérateurs mobiles.
• Des numéros courts à utiliser dans le cadre de votre campagne.
• Un(des) serveur(s) pour assurer le fonctionnement des différentes composantes du système ou pour sauvegarder des informations.
• Les frais d’installation d’une connexion Internet (par un service de ligne fixe traditionnel du type accès par ligne commutée ou ADSL, ou par un service mobile du type GPRS ou 3G).
• Des parasurtenseurs ou des batteries de secours UPS ; ces dispositifs protègent contre des problèmes d’alimentation.
• Les frais de démarrage liés à l’hébergement de sites Internet. 

Dans les régions ou l’achat de nouvelles technologies vous expose à des actes de criminalité, vous pouvez avoir besoin d’adopter des mesures de protection supplémentaires.

Après l’installation et l’essai de la plate-forme technique, une formation du personnel peut être nécessaire nécessitant le paiement d’heures supplémentaires et parfois l’intervention d’un formateur extérieur.
Pensez également à allouer un budget à certains coûts administratifs, notamment pour la couverture des nombreux déplacements et appels téléphoniques parfois nécessaires dans le cadre des négociations avec les prestataires de services.

Coûts de fonctionnement et de maintenance

Pour garantir l’exactitude des prévisions budgétaires, il est essentiel de procéder à une estimation du type et de la quantité d’informations qui seront envoyées via le réseau mobile et de comprendre clairement les principes de tarification de l’opérateur mobile ou du fournisseur du service de messagerie.

Les fournisseurs d’applications utilisent souvent un modèle de tarification consistant à facturer à l’unité en plus des frais d’abonnement mensuel ou annuel. Ainsi, vous payez pour chaque information envoyée et parfois également pour chaque information reçue. Par exemple, chaque envoi de message SMS vous est facturé une petite somme qui augmente proportionnellement au nombre de messages envoyés. Généralement, différents tarifs sont appliqués selon les différents types de données suivants : SMS, MMS, sonneries de téléphone ou informations générales (le coût d’envoi se calcule en fonction de la taille de vos messages, vidéos ou enregistrements vocaux mais certains types d’informations sont plus coûteux que d’autres). Les unités sont souvent mesurées en kilooctets ou mégaoctets.

A l’instar de la phase de démarrage, les coûts en ressources humaines peuvent constituer l’un des postes les plus importants du budget au cours de cette phase de la campagne de plaidoyer par téléphone mobile.
Outre ces tâches de gestion de votre projet et de votre campagne d’action, vous pouvez être amené  à gérer les demandes d’informations des médias et d’autres types de communications, à suivre votre projet et à évaluer son état d’avancement par rapport aux objectifs fixés, et à effecteur d’autres tâches exigeant de l’attention et du temps de la part de votre personnel.

Vous devez également prendre en compte le travail de gestion financière supplémentaire induit par votre travail de campagne. Vous devrez en effet établir le suivi des paiements dus à vos prestataires de services externes et tenter d’éviter de payer inutilement des prix unitaires trop élevés.

Les coûts de fonctionnement et de maintenance dépendront de la plate-forme technologique que vous choisirez pour votre campagne. Les services payants tels que l’abonnement à une connexion Internet ou des frais d’assurance supplémentaires exigent des paiements réguliers mais qui restent assez faciles à estimer.
Il faut également pouvoir faire face à des dépenses imprévues telles que la réparation de composants d’ordinateurs, le remplacement de cartes SIM endommagées ou les coûts d’assurance en cas de vol de votre matériel. Si une partie de votre plate-forme technologique est spécialement conçue pour cette campagne, il est possible que vous ayez des frais additionnels pour pouvoir bénéficier de fonctions supplémentaires.

Coût d’utilisation des services de SMS payants

Il est toujours recommandé de comparer les tarifs proposés par les différents prestataires. Les prestataires locaux offrent généralement des tarifs moins élevés que les groupes internationaux. Le choix du tarif doit inclure l’essai de l’application SMS, la garantie que les guides et manuels sont fournis et la vérification des termes et conditions du contrat (prenez note, en particulier, de tout engagement pris par le prestataire de services quant à la qualité des services offerts).

Gardez à l’esprit que certains prestataires de services réservent aux ONG des tarifs plus avantageux. Ainsi, BulkSMS fournit des SMS aux organisations à but non lucratif sud-africaines au tarif économique de 0.03 dollar par message, indépendamment du nombre d’unités achetées. 

La plupart des prestataires de services d’envoi groupé de SMS ne tarifient à l’unité que les messages texte envoyés via les outils qu’ils fournissent (par exemple, un outil Web ou une application bureautique). Cependant, parfois, notamment lorsque vous utilisez une application permettant à la fois l’envoi et la réception de messages, ce mode de tarification peut sembler peu clair, en particulier si le coût total correspond à la somme des frais de démarrage, d’abonnement  et d’envoi par unité. Vous trouverez un article plus détaillé sur la tarification présentant les options de tarification à l’unité les plus répandues à l’adresse suivante :

http://www.developershome.com/sms/howToChooseSMSGateway.asp#1.2.1.%20How%20much%20does%20it%20cost%20to%20send%201%20SMS%20message_|outline

Voici quelques exemples du coût par message dans différents pays :

Veuillez noter que ces tarifs sont basés sur des exemples de tarification en vigueur en octobre 2007 et qu’il ne s’agit pas d’une liste exhaustive. Les tarifs proposés par les opérateurs locaux correspondent au coût habituel de l’envoi d’un SMS d’un téléphone mobile vers un autre téléphone mobile dans un même pays. Les tarifs par unité de SMS sont extraits des sites Internet suivants ; http://www.clickatell.com, http://www.bulksms.com, et http://www.its4sms.com.

Le coût du succès

Dans le cadre de nombreuses campagnes, l’organisation concernée ne peut prévoir ou contrôler exactement le nombre total de messages qu’elle enverra et recevra. Le coût global de la campagne peut donc varier. Il est important d‘imaginer les conséquences en cas de réel succès de votre campagne. 

Comme le montre l’exemple ci-dessous, un succès inattendu peut accroître vos coûts bien au-delà des limites de votre budget, à moins que vous ne vous soyez préparé à parer à cette éventualité. Parmi les solutions, vous pouvez décider de faire payer les personnes qui vous envoient des messages mais cela risque d’affecter le succès de votre campagne ; vous pouvez aussi utiliser une plate-forme technologique qui ne vous facture pas la réception des messages à l’unité.

Par exemple, imaginons une organisation qui demanderait à ses membres de signer une pétition en répondant à un message SMS. Cette pétition serait envoyée aux 10 000 personnes dont les coordonnées téléphoniques figurent dans la base de données des membres de l’organisation. En se fondant sur les enseignements des campagnes passées, le responsable du projet estime qu’un membre sur quatre va répondre à la première demande de signature de pétition qui sera suivie d’un rappel quelques jours plus tard.

Comme l’organisation utilise un service d’envoi groupé de SMS, son fournisseur va lui facturer chaque message envoyé ou reçu (selon la liste de tarification, chaque message envoyé aux 10 000 membres coûtera 0,05 dollar et chaque message reçu 0,10 dollar USD ). Donc, si la campagne rencontre un très grand succès, soit parmi les membres de l’organisation - avec un taux de réponse atteignant 100 % -, soit même au-delà des membres (car des personnes peuvent faire suivre le message à leurs amis ou collègues), le responsable de la campagne doit préparer de nouvelles prévisions budgétaires prenant en compte ces éventualités.

Nombre de personnes ciblées : 10,000

Messages envoyés à chaque personne :  2

Coût d’envoi de chaque message :  $ 0.05

Taux de réponses estimé : 25% of the 10,000 people contacted

Messages reçus en réponse de chaque personne : 1

Coût de chaque message reçu en réponse :$ 0.10

Coût total des unités selon le taux de réponses estimé : 10,000 * 2 * $ 0.05 + 25% * 10,000 * 1 * $ 0.10 = $ 1250.00

Taux de réponses si chaque membre répond : 100%

Coût total des unités si chaque membre répond :  10,000 * 2 * $ 0.05 + 100% * 10,000 * 1 * $ 0.10 = $ 2000.00

Taux de réponses maximum estimé : 5000% (500,000 people responding to the petition)

Coût total des unités si la pétition se révèle un succès à l’échelle nationale : 10,000 * 2 * $ 0.05 + 500% * 10,000 * 1 * $ 0.10 = $ 50,000.00

La pétition étant organisée afin de soutenir une cause importante susceptible d’attirer l’attention au-delà des membres de votre organisation, vous vous exposez à un risque financier entraînant des coûts intolérables. Si vous ne pouvez pas payer un nombre suffisant d’unités, certains des messages ne seront pas reçus et votre campagne connaîtra un succès moins important que prévu.